OUTLOOK Messagerie et Agenda

Communiquer efficacement et gérer son emploi du temps.
Je suis intéressé par cette formation

Objectifs

Personnaliser l'interface d'Outlook

Gérer ses messages

Organiser le classement et l'archivage

Maîtriser la gestion des pièces jointes et des liens

Gérer un carnet d'adresses

Planifier et organiser ses activités

Méthodes pédagogiques

Apports théoriques.

Exercices pratiques et progressifs de mise en application liés à l'environnement professionnel.

Etude de cas à partir de situations proposées par les stagiaires.

Infos pratiques

Public concerné : toute personne qui souhaite développer une utilisation simple, pratique et autonome d'Outlook.

Déroulement : journée.

Durée :  7 heures.

Programme

Personnaliser Outlook : 

  • paramétrer les options de sa messagerie et du calendrier
  • personnaliser l'affichage des modules : tris, regroupements, sélecteur de champs
  • gérer ses favoris.

Gérer ses messages, organiser le classement et l'archivage : 

  • trier et filtrer ses messages
  • créer des modèles de messages réutilisables
  • collecter rapidement une information : les boutons de vote
  • gérer ses mails pendant son absence
  • filtrer automatiquement le courrier indésirable (Spam)
  • nettoyer sa boîte aux lettres
  • organiser le classement de ses mails dans des fichiers de données  Outlook
  • créer des règles pour automatiser le classement
  • paramétrer l'archivage automatique.

Maîtriser la gestion des pièces jointes et des liens : 

  • compresser pour optimiser l'envoi de fichiers lourds (zip).
  • protéger ses fichiers joints : la solution Acrobat (pdf).
  • adresser des liens hypertextes.

Gérer son carnet d'adresses :

  • créer ses propres contacts et listes de distribution.
  • regrouper ses contacts par catégorie.
  • échanger des cartes de visite.
  • importer et exporter un groupe de contacts.
  • opérer un publipostage de ses contacts.
  • planifier et organiser ses activités
  • créer des rendez-vous et événements ponctuels.

Planifier des éléments périodiques :

  • transformer un mail en tâche ou en rendez-vous.
  • organiser et suivre ses tâches.
  • intégrer des rappels automatiques.
  • se créer des "pense-bêtes" : les notes.

 

 

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