OUTLOOK - Maîtriser les fonctions avancées
Optimiser son temps et son organisation avec les fonctions avancées d'Outlook
Durée et organisation :
1 jour
Lieu :
Cholet, les Herbiers ou sur site
Public concerné :
Collaborateur-salarié, dirigeant ou particulier
Prérequis :
Maîtriser les fonctions de base du logicielObjectifs pédagogiques
- Personnaliser l'environnement et l'affichage
- Utiliser les catégories et indicateurs de suivi aux messages
- Créer et utiliser les Quick Parts et actions rapides
- Créer des règles personnalisées
- Créer des modèles de courrier
- Gérer les courriers indésirables
- Gérer le calendrier et les tâches
- Utiliser les fonctions de partage de la messagerie
- Utiliser la fonction délégation
- Créer des listes de distribution
Programme
Personnaliser l'environnement et l'affichage
- Personnaliser le ruban et la barre d'outils Accès rapide (Accéder directement à l'essentiel)
- Personnaliser l'affichage des vues courrier, calendrier et contacts (adapter l'affichage à son besoin)
Optimiser la gestion de sa messagerie
- Gérer ses mails avec la méthode CAP
- Définir des catégories, des indicateurs, des rappels ou des couleurs :
- Ajouter des indicateurs de suivi aux messages (importance, confidentialité, suivi…)
- Créer, modifier et utiliser les catégories de couleurs pour classer et trier
- Utiliser des mises en forme conditionnelles
- Automatiser les tâches courantes ou répétitives :
- Créer et utiliser les Quick Parts (blocs de texte réutilisables)
- Créer et utiliser les actions rapides
- Créer et gérer des règles d'actions personnalisées : filtrer et classer automatiquement les mails
- Créer des modèles de courrier électronique
- Filtrer des courriers indésirables en utilisant les options de courrier indésirable (expéditeurs bloqués et autorisés)
Options avancées
- Programmer un accusé de réception, de lecture, une remise différée d'un message
- Utiliser les boutons de vote et les sondages
- Transformer un message en rendez-vous ou en tâche
Calendrier et tâches
- Créer, modifier, supprimer des évènements (rendez-vous, réunions, périodiques ou non…)
- Utiliser l'assistant de planification pour vérifier la disponibilité des participants
- Vérifier le suivi des réponses et le lieu des réunions
- Suivre des actions à faire
- Créer et affecter des tâches à d'autres personnes
Partage et délégation
- Partager des agendas, des contacts, des dossiers
- Définir les autorisations d'accès
- Utiliser la fonction délégation (Autoriser quelqu'un d'autre à gérer votre courrier électronique et votre calendrier)
- Modifier les autorisations d'un délégué
Création de listes de distribution
- Créer et utiliser un groupe de contacts pour envoyer un e-mail à plusieurs personnes
V20230421
Méthodes pédagogiques
- Exercices pratiques et progressifs de mise en application liés à l'environnement professionnel.
- Etudes de cas
- Echanges de pratiques
Méthodes mobilisées et modalités d’évaluation
- L'évaluation des acquis se fait au démarrage, en cours et à la fin de la formation par des tests, exercices pratiques, QCM, tour de table et questionnement individuel.
Validation
- Attestation de formation ou certification (en option) TOSA Outlook - Code : RS6203 - Certificateur : Isograd - Echéance de l’enregistrement : 14/12/2024
Box triptyque - fiche formation
Box un accueil convivial
Un accueil convivial
Nous vous accueillons de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 18h du lundi au vendredi
Vous bénéficiez d'un espace pause climatisé avec distributeur automatique à monnaie de boissons chaudes
Une fontaine à eau fraîche est à disposition
Le parking privé est sécurisé et gratuit
La restauration: partenariat avec deux restaurants à proximité et une boulangerie Snack-pizza à 2 mn du centre
Nos locaux sont entièrement accessibles aux personnes à mobilité réduite
Box Equipe fiche formation