OUTLOOK - Maîtriser les fonctions avancées

Automatiser et personnaliser la gestion des mails, des tâches et du calendrier

Durée et organisation : 1 jour
Lieu : Cholet, les Herbiers ou sur site
Public concerné : Collaborateur-salarié, dirigeant ou particulier

Prérequis :

Maîtriser les fonctions de base du logiciel

Objectifs pédagogiques

  • Personnaliser l'environnement et l'affichage
  • Optimiser la gestion de sa messagerie
  • Utiliser les options avancées
  • Exploiter calendrier et tâches
  • Partager et déléguer son agenda
  • Créer des listes de distribution

Programme

Personnaliser l'environnement et l'affichage

  • Personnaliser le ruban et la barre d'outils Accès rapide (Accéder directement à l'essentiel)
  • Personnaliser l'affichage des vues courrier, calendrier et contacts (adapter l'affichage à son besoin)

Optimiser la gestion de sa messagerie

  • Gérer ses mails avec la méthode CAP
  • Définir des catégories, des indicateurs, des rappels ou des couleurs :
    • Ajouter des indicateurs de suivi aux messages (importance, confidentialité, suivi…)
    • Créer, modifier et utiliser les catégories de couleurs pour classer et trier
    • Utiliser des mises en forme conditionnelles
  • Automatiser les tâches courantes ou répétitives :
    • Créer et utiliser les Quick Parts (blocs de texte réutilisables)
    • Créer et utiliser les actions rapides
  • Créer et gérer des règles d'actions personnalisées : filtrer et classer automatiquement les mails
  • Créer des modèles de mail
  • Filtrer des courriers indésirables en utilisant les options de courrier indésirable (expéditeurs bloqués et autorisés)

Utiliser les options avancées

  • Programmer un accusé de réception, de lecture, une remise différée d'un message
  • Utiliser les boutons de vote et les sondages
  • Transformer un message en rendez-vous ou en tâche

Exploiter Calendrier et tâches

  • Créer, modifier, supprimer des évènements (rendez-vous, réunions, périodiques ou non…)
  • Utiliser l'assistant de planification pour vérifier la disponibilité des participants
  • Vérifier le suivi des réponses et le lieu des réunions
  • Suivre des actions à faire
  • Créer et affecter des tâches à d'autres personnes

Partager et déléguer son agenda

  • Partager des agendas, des contacts, des dossiers
  • Définir les autorisations d'accès
  • Utiliser la fonction délégation (Autoriser quelqu'un d'autre à gérer votre courrier électronique et votre calendrier)
  • Modifier les autorisations d'un délégué

Créer des listes de distribution

  • Créer et utiliser un groupe de contacts pour envoyer un e-mail à plusieurs personnes

V20250828

Méthodes pédagogiques

  • Exercices pratiques et progressifs de mise en application liés à l'environnement professionnel.
  • Etudes de cas
  • Echanges de pratiques

Méthodes mobilisées et modalités d’évaluation

  • L'évaluation des acquis se fait au démarrage, en cours et à la fin de la formation par des tests, exercices pratiques, QCM, tour de table et questionnement individuel.

Validation

  • Attestation de formation ou certification (en option) TOSA Outlook - Code : RS6958 - Certificateur : Isograd - Echéance de l’enregistrement : 18/12/2027
Box un accueil convivial
  • home-solid Nous vous accueillons de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 18h du lundi au vendredi
  • coffee-solid Vous bénéficiez d'un espace pause climatisé avec distributeur automatique à monnaie de boissons chaudes
  • faucet-solid Une fontaine à eau fraîche est à disposition
  • parking-solid Le parking privé est sécurisé et gratuit
  • utensils-solid La restauration: partenariat avec deux restaurants à proximité et une boulangerie Snack-pizza à 2 mn du centre
  • accessible-icon-brands Nos locaux sont entièrement accessibles aux personnes à mobilité réduite
Box Equipe fiche formation